Kế toán thủ công: Tìm hiểu ưu, nhược điểm

Công việc kế toán thủ công cũng không còn quá xa lạ với dân kế toán những năm gần đây. Tuy nhiên, không phải ai nào cũng có thể nắm bắt được rõ về khái niệm này cũng như một số ưu nhược điểm của kế toán thủ công còn tồn tại. Trong bài viết sau đây, Công ty Quyết Thắng sẽ giúp bạn giải đáp những băn khoăn này.

Định nghĩa kế toán thủ công

Kế toán thủ công là hệ thống công việc kế toán trên giấy, trong đó thực hiện ghi chép thông tin trong sổ đăng ký và sổ cái, chứng từ, sổ tài khoản được sử dụng để lưu trữ, phân tích hoạt động tài chính của một doanh nghiệp, công ty.

Một trong những điểm nổi bật của công việc kế toán thủ công là khả năng tiếp cận dễ dàng. Tuy nhiên, đó cũng được đặc trưng bởi tính bảo mật, và thông tin kế toán cũng bị hack đơn giản hơn. Điều này mang đến sự rủi ro khá cao cho việc kế toán doanh nghiệp.

Ngoài ra, một số lỗi của kế toán viên, ví dụ như ghi lại thông tin giao dịch sai sót, thiếu sót trong giao dịch, hoán vị hình là hoàn toàn có thể xảy ra trong khi tiến hành kế toán các tài khoản theo phương pháp thủ công.

Công việc của kế toán thủ công là gì?

Nhìn chung, công việc của một kế toán thủ công bao gồm một số công việc chính xoay quanh như:

• Ghi chép lại các hoạt động giao dịch tài chính của doanh nghiệp;
• Kiểm tra sổ sách kế toán và các giấy tờ liên quan;
• Lập chứng từ cho các hoạt động tài chính của doanh nghiệp;
• Xử lý các dữ liệu kế toán đã thu thập được để lập báo cáo về tình hình hoạt động tài chính cho việc quản lý;
• Dựa vào các dữ liệu đã có, phân tích tình hình tài chính, vốn sở hữu, chi phí, doanh thu của công ty và tham mưu cho lãnh đạo tổ chức;

Ưu và nhược điểm của công việc kế toán thủ công

Ưu điểm

• Giúp cho người làm kế toán thủ công dễ dàng xác định số liệu một cách trực quan hơn còn người khác cũng xem được hệ thống sổ sách mà không phải học chuyên môn cao vì đó là phương pháp khá cơ bản và phổ thông. Ưu điểm này sẽ càng bộc lộ rõ ràng hơn nếu đem so sánh với dữ liệu trong một phần mềm kế toán.
• Rèn luyện cho kế toán viên đức tính cẩn thận, chính xác vì khi ghi chép theo phương pháp thủ công rất hay bị sai sót mà mà lại khó sửa, đôi khi khiến họ phải bắt tay làm lại từ đầu… cũng có thể còn rèn luyện thêm tính kiên nhẫn.
• Có thể làm việc được ở mọi trường hợp, không phụ thuộc vào các công nghệ tiên tiến.
• Trường hợp bị mất dữ liệu ít xảy ra hơn khi sử dụng máy.

Nhược điểm

• Bắt buộc phải ghi chép lặp lại nhiều lần một nghiệp vụ kế toán vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan tốn nhiều thời gian, công sức.
• Chỉ có một nghiệp vụ kế toán đơn giản mà kế toán phải làm nhiều động tác như vào sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hoá khá dài dòng, phức tạp.
• Khó tránh khỏi sai sót và khó tìm kiếm.
• Phải tiến hành thực hiện nhiều quy trình mới ra được báo cáo. Khối lượng công việc này còn tăng lên nhiều lần vào dịp kết sổ cuối năm.

Những đức tính mà một kế toán thủ công cần có

Sự chính xác

Đây là một trong những phẩm chất cần thiết hàng đầu với kế toán viên nói chung và kế toán thủ công nói riêng. Là nhân viên kế toán, hàng ngày, phải đối mặt với vô vàn con số về tài chính. Chính vì thế, công việc này đòi hỏi bạn phải chính xác tuyệt đối trong từng ghi chép, phép tính.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Với hàng loạt phép tính hàng ngày, nếu không có tính cẩn thận, tỉ mỉ, kế toán thủ công rất dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt, những con số trong kinh doanh còn mang tính pháp lý, liên quan đến pháp luật. Chưa kể, một kế toán thủ công phải giữ gìn cẩn thận sổ sách, chứng từ cũng như tính toán chính xác đến từng con số.

Khả năng chịu áp lực cao

Với vô vàn các giao dịch phát sinh, đặc biệt ở những thời điểm cuối ngày, cuối tháng hay cuối năm, việc quyết toán sổ sách, cân đối chi phí doanh nghiệp luôn là vấn đề đau đầu với tất cả kế toán thủ công. Hay thời điểm thực hiện kiểm toán, kế toán chắc chắn phải làm việc ngày đêm để hoàn thành sổ sách cho kịp thời hạn.

Khả năng quan sát, phân tích, tổng hợp nhạy bén

Như bạn đã biết, công việc mà kế toán nói chung phải làm khá nhiều như thu thập dữ liệu, chứng từ, ghi sổ sách và làm báo cáo… Tất cả các công việc này đều đòi hỏi khả năng quan sát nahnh nhạy và tinh ý để có thể phản ứng kịp thời với tình huống phát sinh, từ đó phân tích, tổng hợp một cách hợp lý.

So sánh giữa kế toán thủ công với kế toán máy

Trên đây là những thông tin mà Công ty Quyết Thắng đã chia sẻ đến bạn về công việc kế toán thủ công. Nhìn chung, công việc kế toán thủ công vẫn còn khá nhiều hạn chế. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn.