Việc kế toán cần phải nắm được cách in sổ sách kế toán, chứng từ để lưu trữ tại doanh nghiệp ở thời điểm cuối năm tài chính là vô cùng quan trọng để phục vụ doanh nghiệp khi kiểm tra đối chiếu sau này và phục vụ cho quyết toán thuế. Sau đây, Công ty Quyết Thắng sẽ hướng dẫn cho các bạn cách in sổ sách cuối năm và sắp xếp chúng thật hợp lý. Cùng theo dõi nhé!
Trình tự in sổ sách kế toán
Đối với các loại chứng từ, sổ sách kế toán cần in cuối năm, kế toán doanh nghiệp cần xử lý theo trình tự được quy định như sau:
- Đầu tiên là các tờ khai thuế. Các mẫu tờ khai thuế cần được xếp đúng thứ tự bao gồm: tờ khai 01/GTGT, bảng kê 01-2/GTGT, bảng kê 01-1/GTGT, tờ khai thuế TNDN theo tháng hoặc quý. Sau đó là đến các báo cáo sử dụng hóa đơn mẫu B26 theo quý và hóa đơn theo bảng kê.
- Tiếp theo là các loại phiếu xuất nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp nên phân loại và kẹp riêng từng tệp để thuận tiện khi tiến hành rà soát và kiểm tra.
- Các bảng đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động, bản cam kết 02/TNCN được kẹp cùng một tệp với bản CMND photo.
- Các loại hợp đồng mua bán có thể kẹp cùng với biên bản xác nhận công nợ xếp từng nhóm khách hàng, nhà cùng cấp.
- Cuối cùng là các biên bản kiểm kê tài sản cố định, kiểm kê tiền mặt và kiểm kê công cụ dụng cụ cuối năm.
Hiện nay, dịch vụ kế toán trọn gói của các công ty kế toán uy tín được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để giải quyết các vấn đề in, lưu trữ sổ sách kế toán cuối năm.
Cách in các loại sổ sách kế toán
Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm và đóng thành từng cuốn bao gồm các sổ sau:
Sổ sách kế toán tổng hợp
Tuỳ theo hình thức ghi sổ mà kế toán doanh nghiệp lựa chọn để chia ra các loại sổ sách kế toán tổng hợp tương ứng:
- Sổ nhật ký chung (hình thức ghi sổ Nhật ký chung)
- Nhật ký sổ cái (hình thức ghi Nhật ký sổ cái)
- Nhật ký chứng từ số 7, số 8 (hình thức ghi Nhật ký chứng từ)
- Chứng từ ghi sổ (hình thức ghi Chứng từ ghi sổ)
Sổ các tài khoản phát sinh trong năm tài chính
Dựa vào tất cả tài khoản trong Bảng cân đối kế toán, số tài khoản tương ứng với số sổ cái tương ứng.
Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ chi tiết tiền mặt: gồm sổ nhật ký thu tiền; sổ nhật ký chi tiền; sổ quỹ tiền mặt;
- Sổ tiền gửi ngân hàng: kèm theo chứng từ ngân hàng kẹp phía sau sổ;
- Sổ nhật ký mua/ bán hàng hoá
- Sổ chi tiết công nợ: sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp;
- Sổ chi tiết tạm ứng, phải thu, phải trả khác;
- Sổ chi tiết tài sản cố định: sổ tổng hợp tình hình tăng/ giảm tài sản cố định; sổ khấu hao tài sản cố định
- Công cụ, dụng cụ: Sổ tổng hợp tình hình tăng/ giảm, phân bổ CCDC
- Vật tư, hàng hoá: Thẻ kho; sổ chi tiết vật tư; bảng tổng hợp nhập xuất hàng tồn kho
- Lương: bảng chấm công hàng tháng; bảng lương hàng tháng.
Cách sắp xếp các loại khi in sổ sách kế toán cuối năm
Cách 1: Sắp xếp theo bộ
Sắp xếp theo bộ chung
- Tờ khai thuế theo quý bao gồm: GTGT, TNDN… gộp chung;
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra sắp xếp theo thứ tư tăng dần theo ngày.
Mỗi hóa đơn đầu vào:
- Dưới 20 triệu, thanh toán bằng tiền mặt: kèm phiếu chi tiền và phiếu nhập kho;
- Trên 20 triệu, thanh toán bằng chuyển khoản: kèm phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi photo, phiếu hạch toán.
Mỗi hóa đơn đầu ra:
- Thu bằng tiền mặt: kèm cùng hóa đơn, phiếu thu, phiếu nhập kho;
- Thu bằng chuyển khoản: kèm cùng hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng, phiếu báo có photo.
Sắp xếp theo bộ riêng
- Các loại chứng từ ngân hàng;
- Phiếu xuất kho nội bộ: gộp chung thành một tập nếu xuất kho ít, chia ra theo tháng nếu xuất kho nhiều;
- Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập, xuất, tồn kho: Gộp chung thành một tập đủ 12 tháng trong năm phát sinh.
Cách 2: Sắp xếp theo trật tự
Doanh nghiệp nên tiến hành sắp xếp các loại sổ sách cần in có trình tự nhất định để thuận tiện cho việc rà soát và kiểm tra cuối năm:
- Các loại tờ khai thuế quý chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo quý;
- Hóa đơn đầu vào: Sắp xếp tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo từng quý. Các hóa đơn gốc đánh số thứ tự như trên bảng kê hóa đơn GTGT. Bản hóa đơn phô tô kẹp vào bộ chứng từ phiếu chi.
- Hóa đơn đầu ra: Sắp xếp tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo từng quý.
- Chứng từ phiếu chi: là bộ chứng từ để cho vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNHH, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể sẽ bao gồm: hoá đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản bàn giao… nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển
- Chứng từ phiếu thu: nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển
- Chứng từ ngân hàng: được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng sao kê ngân hàng. Nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển
- Phiếu xuất kho: nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều thì đóng gộp mỗi tháng 1 quyển
- Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập, xuất, tồn kho gộp chung thành một tập đủ 12 tháng trong năm phát sinh.
- Chứng từ hạch toán: nếu phát sinh ít thì đóng gộp tất cả từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 tập, nếu phát sinh nhiều mỗi tháng đóng 1 tập.
Trên đây là một số cách in sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp có thể đơn giản hóa việc tổng hợp các loại sổ sách cuối năm của Công ty Quyết Thắng. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.
3702864221
